Coop: Personaleinsatz mit massgeschneiderter Lösung
Zürich, 29.01.2007 – Referenz Coop
Mit JAZZ verfügt Coop über ein modernes Planungs-, Zeiterfassungs- und Zutrittsmanagement, das auf neuesten Web 2.0-Technologien basiert und die Personaleinsatzplanung aller 47’000 Coop-Mitarbeitende für den Verkauf, die Produktion, Logistik und Administration regelt. Resultat ist eine schnelle, leistungsfähige und benutzerfreundliche Webapplikation, die bis zu 1’000 Benutzer gleichzeitig aufnehmen kann.
Coop stellte 2005 fest, dass die Personaleinsatzplanung den wachsenden Anforderungen nicht mehr genügte. Insbesondere wurden die uneinheitlichen regionalen Systeme und die fehlende zentrale Verwaltung problematisch. Nachdem bei Coop zweimal Standard-Softwareprodukte in Betrieb gewesen waren und für die neuen Anforderungen keine Konfiguration ohne Neuprogrammierung möglich war, fasste die Geschäftsleitung von Coop den Entschluss, für diesen Kernprozess eine Eigenentwicklung bei Ergon in Auftrag zu geben. Die Anforderungen von Coop waren klar: Gewünscht war eine Browser-basierte Lösung, damit keine Softwareinstallationen bei 6’700 Arbeitsplätzen an verschiedenen Standorten nötig waren. Die Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung sollte zudem zentral organisiert sein, gesetzes- und reglementskonforme Bestimmungen erfüllen und so benutzerfreundlich und flexibel wie eine Desktopoberfläche zu bedienen sein.
Mehr modellieren, weniger programmieren
Die Methode des Modellierens der Lösung erlaubte es Ergon, den Programmieraufwand zu reduzieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Diese Effizienzstrategie kam Coop sehr entgegen: Das neue System musste in sehr kurzem Zeitrahmen realisiert werden, um den parallelen Betrieb des alten Systems in der Coop-Fachstelle für Zeiterfassung möglichst zu minimieren. Das Modellieren macht das System zudem sehr wartungsfreundlich. Die Realisierung beschleunigten die Ergon-Entwickler zusätzlich durch die Anwendung der agilen Softwareentwicklung. Dadurch konnte während des Entwicklungs-Prozesses unmittelbar und direkt auf bisher noch unbekannte Probleme und Anforderungen reagiert werden.
«Die Personaleinsatzplanung ist ein zentraler Kernprozess von Coop, den Ergon zu unserer vollsten Zufriedenheit im vorgesehenen Zeit- und Kostenrahmen umgesetzt und in unsere bestehende IT-Umgebung nahtlos integriert hat.»
Leistungsstark und einfach zu bedienen
Das Zeiterfassystem JAZZ unterstützt die Filialleiter bei der Aufgabe, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vertrags- und gesetzeskonform einzutragen. Die Konsistenzprüfung von JAZZ lässt es beispielsweise nicht zu, dass die Schicht eines Logistik-Mitarbeiters länger als erlaubt erfasst wird oder dass Pausen ausgelassen werden. Dadurch garantiert das System, dass die Fülle der sich aus dem GAV ergebenden Arbeitszeitregeln für alle Mitarbeiter eingehalten wird.
Neben der Personaleinsatzplanung regelt JAZZ auch die verschiedenen Zutrittsberechtigungen. Für den Transfer der erfassten Personalzeiten in die Lohnbuchhaltung ist JAZZ mit dem SAP-System verbunden, so dass die Personaldaten automatisch ins Lohnprogramm übernommen werden. Umgekehrt stellt das SAP-System dem JAZZ-Server Stamm- und Betriebswirtschaftsdaten zur Verfügung. Die Stammdaten regeln die rollenbasierte Zugriffsberechtigung auf JAZZ. Auf den Betriebswirtschaftsdaten basiert die automatische Ermittlung der zu erwartenden Personalkosten.
Die Geschäftsführer der Verkaufsstellen erhalten mit JAZZ ein Instrument, mit dem sie den erwarteten Umsatz schon im Voraus mit den dafür aufzuwendenden Personalkosten für jeden eingegebenen Planungsvorschlag sofort vergleichen können.