Mehr Zeit als Gastgeber

Compass Group ist Marktführerin in der Gemeinschaftsgastronomie. Mit rund 386’000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 21 Milliarden Franken ist die Gruppe die weltweit zehntgrösste Arbeitgeberin. Um den höchsten Anforderungen an eine zuverlässige und leistungsfähige Zeitwirtschaftslösung gerecht zu werden, hat die Schweizer Niederlassung ein einheitliches System eingeführt. Die Wahl fiel auf Zebra: Ausschlaggebend waren insbesondere die Ausgereiftheit der Lösung sowie die vorhandene Webanbindung. 

Hinsichtlich der Zeitdatenerfassung präsentierte sich die Ausgangslage sehr heterogen. Bei Compass Group in der Schweiz befanden sich drei unterschiedliche Systeme im Einsatz, die allesamt den gestiegenen Erfordernissen – beispielsweise im Bereich der gesetzlichen Vorgaben – nicht länger gerecht wurden. Zum einen handelte es sich dabei um eine auf Excel basierende Eigenentwicklung, die allerdings aufgrund von Datenbankproblemen immer instabiler und zudem nicht mehr weiterentwickelt wurde. Als zweite Softwarelösung wurde in einigen von Compass Group übernommenen Firmen das bestehende Calitime eingesetzt. Und in einer letzten Gruppe mit vornehmlich Klein- und Kleinstbetrieben existierten nur von Hand geführte und sehr rudimentäre Tabellen zur Präsenzkontrolle.

Das hatte zur Folge, dass die Abteilung Human Resources der Compass Group (Schweiz) AG jeden Monat mit zehn Mitarbeitenden drei Tage lang ausschliesslich damit beschäftigt war, sämtliche Daten manuell ins Personalinformationssystem (PIS) zu überführen – ein enormer Zeitaufwand. Hinzu kam, dass beim Übertragen der Daten immer die Gefahr von Fehleingaben bestand, die dann in mühsamer Handarbeit ausfindig gemacht werden mussten. Um Doppelspurigkeiten und potenzielle Fehlerquellen zu vermeiden sowie die Effizienz bei der Zeitbewirtschaftung stark zu steigern, hat die HR-Abteilung das Projekt «Alba», später «Zebra» initiiert. Ziel war die Einführung einer einheitlichen Lösung für Service Centers in Kloten, Bern und Genf sowie die rund 300 zu Compass Group (Schweiz) AG gehörenden Outlets.

Zebra erfüllt Anforderungen

Zu diesem Zweck haben die Verantwortlichen ein ausführliches Pflichtenheft mit detaillierten Anforderungen erstellt und 17 Anbietern zukommen lassen. Zu einer der Hauptanforderungen gehörte der Anspruch, dass es sich um eine Lösung mit Web-Frontend handeln musste. «Das hat einen ganz einfachen Grund», erklärt Manuel Portmann, Head of Human Resources bei Compass Group (Schweiz) AG. «Unsere Kunden haben teilweise sehr starke IT-Restriktionen und würden es uns nicht gestatten, bei ihnen im Personalrestaurant einfach eine Client-Server-Lösung zu installieren.» Nach einer sorgfältigen Prüfung der eingegangenen Offerten wurde schnell klar, dass die meisten Bewerber an dieser Hürde scheiterten. Am Schluss des Ausschreibungsverfahrens waren noch drei Anbieter im Rennen. Den Zuschlag erhalten hat dann schliesslich die Lösung von Ergon. 

«Die Zeitwirtschaftslösung von Ergon hat uns aus diversen Gründen am meisten überzeugt», begründet Manuel Portmann den Entscheid zu Gunsten der Softwareschmiede aus Zürich. «Wichtigster Faktor war für uns das bereits vorhandene und erfolgreich im Einsatz stehende Web-Frontend – das war ein absolutes Muss. Hinzu kam, dass sowohl der Referenzbesuch bei Coop als auch die Bedienbarkeitstests mit einigen Betriebsleitungen gezeigt haben, dass es sich bei Zebra um ein ausgereiftes System handelt, welches gut im Markt etabliert ist – so konnten wir das Projektrisiko minimieren. Und die zukunftsgerichtete Technologie bedeutet für uns Investitionssicherheit. Auch die Ausbaumöglichkeiten waren ein ausschlaggebendes Kriterium, weil wir in einer zweiten Phase die Einführung einer mit Lohndaten bewerteten Planung vorgesehen haben und Zebra dann auch als wichtiges Forecast-Instrument einsetzen wollen.» 

Projektumsetzung nach Mass

Bei der Umsetzung des Projektes galt es, einen ehrgeizigen Zeitplan einzuhalten. Innerhalb eines halben Jahres sollte die komplette Implementierung abgeschlossen und auf das neue System im produktiven Einsatz sein – inklusive Anpassungen an die spezifischen Bedürfnisse von Compass Group (Schweiz) AG, ausführlichen Tests sowie Schulung aller Betriebsleitungen. Die grosse Flexibilität und der modulare Aufbau von Zebra haben die Einhaltung des vorgesehenen Projektzeitplans ermöglicht.

Seit der erfolgreichen Einführung deckt die Lösung die Einsatzplanung, die Arbeitszeiterfassung sowie das Absenzenwesen vollumfänglich ab. Die schnelle, leistungsstarke und benutzerfreundliche Web-Anwendung unterstützt die Betriebs- leitungen bei ihrer Aufgabe, die Arbeitszeit der Mitarbeitenden vertrags- und gesetzeskonform einzutragen. So stellt zum Beispiel die Konsistenzprüfung sicher, dass die Schicht eines Mitarbeitenden nicht länger als erlaubt eingegeben wird oder dass Pausen und andere Arbeitszeitregeln den Arbeitsverträgen entsprechend eingehalten werden. Die neue Schnittstelle zum SAP-Personalinformationssystem bewirkt eine markante Reduktion der Durchlaufzeiten bei den Lohnläufen und damit einen grossen Effizienzgewinn.

Aus Sicht von Manuel Portmann hat Ergon alle Erwartungen erfüllt: «Der produktive Start ist uns sehr gut gelungen. Wir haben viele positive Rückmeldungen aus den Betrieben erhalten. Dank der Kompetenz und Professionalität von Ergon wurden sowohl der Projektzeitplan als auch das Budget eingehalten. Zebra entspricht in Sachen Funktionalität, Qualität, Performance und Ausbaufähigkeit genau unseren Vorstellungen. Und die moderne Architektur sowie die hohe Skalierbarkeit sind ein Garant dafür, dass wir demnächst auch die zweite Phase für ein optimales Forecasting in Angriff nehmen können.»